Calvin Sun
好むと好まざるとに関わらず、同僚や顧客、上司はあなたの言動に基づいてあなたの印象を形成する。あなたが賢明でないように見えれば、あなたのキャリアには悪影響がある可能性が高い。この記事では、それを防ぐためのヒントをいくつか紹介する。
Takeaway: You might be the brightest person in the world, but you can
still come across as a bit dim. Calvin Sun shares 10 tips for making a
smarter impression.
Like it or not, your co-workers, clients, and bosses form an
impression of you based on what you say and do. And if you come across
as stupid, your career is likely to suffer. Here are a few tips to
help keep that from happening.
1．題材について知る
明白なことに聞こえるだろうが、議論している主題について知っておくことほど、問題を防ぐのに役立つことはない。知っていることが多いほど、経験に基づいて提供できる知見も多くなり、間違ったことを言ったり、間違った立場をとる可能性は減る。さらに重要なのは、題材について知っていれば自信を持つことができ、その自信が声色や振る舞いにも表れるということだ。特定の製品に取り組んでいる間に、やけどをする可能性を減らす方法を知っているのなら、その知識を恐れずに共有すること。
1: Know the material
As obvious as it sounds, nothing does more to prevent problems than
knowing the subject you are discussing. The more you know, and the
more insight you can provide based on your own experience, the less
likelihood that you will misspeak or state an incorrect position. Even
more important, knowing the material will give you confidence, and
that confidence will show in the tone of your voice and in your body
language. Do you know how to reduce the chances of being burned while
working with a particular product? Don't be afraid to share that
knowledge.
2．他の人よりも3歩先を行く
このポイントは、最初のポイントと関係がある。自分が話していることについて知っているだけでなく、聞かれる可能性が高い質問を予想し、答えを用意しておくべきだ。言い換えれば、単に情報をそのまま繰り返す以上のことをする必要があるということだ。情報を分析して、それが目的や聞き手の懸念とどう関連するかを分析できなくてはならない。ソフトウェアの実装について話しているなら、問題が生じる可能性がもっとも高いのはどの領域だろうか。トラブルシュートがもっとも難しいのは、どのハードウェアとソフトウェアの組み合わせか。こうした答えを持っていれば、あなたの情報に対する聞き手の評価はより高くなるだろう。
2: Think three steps ahead of the other person(s)
This point relates to the first one. Not only must you know what
you're talking about, you also must anticipate the most likely
questions you will get and prepare answers. In other words, you must
do more than simply repeat information. You must be able to analyze it
and show how it relates to the objectives and concerns of your
listeners. If you are talking about a software implementation, what
are the most likely areas where a problem will occur? What combination
of hardware and software will be the most difficult to troubleshoot?
If you have these answers, your listeners will appreciate your
information more.
3．答えをでっち上げない
どれだけ準備をしても、答えを知らない質問を受ける場合がある。そのような場合には、推測で答えたいという衝動に耐えること。その答えは正しいかもしれないが、間違っている可能性の方が高く、最初に間違った答えをして、その後で修正することは、答えを知らないと言うよりも悪い。もちろん、質問に複雑な状況が含まれている場合は、基本的な質問に答えられない場合に比べて、聞き手は答えられないことに理解を示してくれるだろう。
同時に、答えられることにはできるだけ答えるよう心がけること。例えば、質問に複数のソフトウェア製品の相互作用が関係している場合は、個々の製品について答えられることは答え、相互作用について説明するには、さらに分析する必要があるとだけ言えばよい。
3: Don't fake an answer
No matter how much you prepare, you might get a question for which you
don't know the answer. In such a case, resist the urge to guess. You
might be right, but the chances are greater that you will be wrong,
and an initial wrong answer followed by a correction will be worse
than stating that you do not know the answer. Of course, if the
question involves a complicated situation, people will be more
understanding of your inability to answer than if you lack an answer
to a basic question.
At the same time, try to answer what you can. If the question involves
the interaction of multiple software products, for example, answer
what you can about the individual products, then simply state that
explaining the way they interact would take additional analysis.
4．知識が不足している内容についてポジティブに受け取られるよう表現する
答えを知らない場合でも、ただそう言うのはできるだけ避けること。その代わり、「それはよい質問ですね」という古くからある言い回しを使うなどの工夫をする。その後、関係する問題について説明する。もし問題が環境やシステムの構成によって異なる場合は、特定の環境や構成を例に取り、それについて詳しく説明してもよいだろう。その後、聞き手に対して、環境によって結果は異なる場合があると警告する。
4: Put a positive spin on lack of knowledge
Even though you might not know the answer, try to avoid saying so.
Instead, try the old standard "That's a good question." Then explain
the issues involved. If the answer will vary depending on different
sets of circumstances or system configurations, you could talk about
one specific circumstance or configuration and explain that one in
detail. Then caution your listener that the results might be different
in other circumstances.
5．既に実行した手順を説明する
あなたは第1段階ヘルプデスクアナリストであり、ある問題を第2段階あるいはそれ以上の段階に引き上げようとしているとしよう。その問題を次のアナリストと議論する際には、すでに実行したトラブルシューティングの手順と、それらがうまくいかなかったことを明確に伝える必要がある。さもなければ、次の担当者はあなたはそれらの手順を実行しなかったと考え、無能だと思うかもしれない。そのような状況にならないように、他のアナリストから質問を受ける前にすでに実行したことを説明しておいた方がよい。
5: Mention what steps you already took
Let's say that you are a level one help desk analyst and you are
escalating an issue to level two or beyond. When discussing the issue
with the next analyst, make it clear what initial troubleshooting
steps you already took and that they failed to work. If you don't,
that level two person might think that you neglected those steps and
will think that you are incompetent. Better to be in front of the
situation and explain what you already did than to have to react to
the other analyst's questions.
6．確認の質問に選択肢を列挙する
聞いた話に不明なことがあった場合、質問には可能性のある選択肢を挙げておくこと。説明する側の人物は他の選択肢に気づいておらず、誤ってあなたの質問は馬鹿げたものだと考えてしまうかもしれない。
例えば、供給業者はアーリントンにあると説明している人が、バージニア州のアーリントンしか知らなかったとしよう。もし「それはバージニア州のアーリントンですか」とだけ聞いたとすれば、相手はそれを馬鹿げた質問だと思うかもしれない。「そのアーリントンは、バージニア州、テキサス州、マサチューセッツ州のどのアーリントンですか」と聞けば、あなたの質問が馬鹿げたものではないことを明確に示すことができる。同様に、「そのプレゼンテーションにはPowerPointが必要ですか」と尋ねるのではなく、「本当にPowerPointが必要ですか、ビューワでも構いませんか」と聞いた方がよいだろう。
6: Incorporate alternatives when you ask a confirming question
If you are unclear about something you heard, incorporate into your
question the possible alternatives. The person who is explaining might
not be aware of those other alternatives and mistakenly believe your
question is stupid.
For instance, suppose someone is explaining that a supplier is based
in Arlington, and that person is aware of only the Arlington in
Virginia. If you were to ask, "Do you mean Arlington, VA?" that
person, and possibly others, might consider it a stupid question. If
you instead ask, "Do you mean Arlington, Virginia, Texas, or
Massachusetts?" you subtly make it clear that your question is not
stupid at all. In the same way, rather than asking, "Do we need
PowerPoint to run the presentation?" consider instead "Do we really
need PowerPoint or just the viewer?"
7．答える際には仮定と制約を明確にする
どんな答えも、特定の事実や状況に依存する。他のケースでは答えは違うものになるかもしれないため、それらの条件は明確にしなくてはならない。
例えば、あなたはIT部門のベンダー管理を担当しており、あるベンダーに問題が生じたとしよう。IT部門の誰かが、そのベンダーに対して訴訟を起こせる時期についてたずねてきた場合、あなたはその答えを知っているはずだ。答える際には、おそらく「X州では、訴訟までのタイムリミットはY年ですが、他の州では異なっているかもしれません」という風に表現したいはずだ。
7: Be clear in your answer about assumptions and limitations
Any answer you give will depend on specific facts and circumstances.
Therefore, be clear about them, because in other cases the answer
might be different.
For example, let's say that you are vendor management person for your
IT organization, and an issue has arisen with a vendor. Suppose
someone in the organization asks you about the timeframe your company
has in which to sue a vendor, and you know the answer. In giving it,
you probably would want to qualify your answer to say, "In state X,
the time limit to sue is y years, but in other states it might be
different."
8．「絶対に」という言葉は自分に返ってくるかもしれないことを覚えておく
あなたが「絶対に」と言ったことは、すぐに実際に間違いだと証明されるものだ。その結果として、あなたの面目は丸つぶれになってしまう。「絶対にそうなる」という表現の代わりに、「そうならないかもしれないが、可能性は低い」などと言うといいだろう。「絶対にあり得ない」という表現の代わりとしては、「不可能ではないが、ありそうにない」と言うのがいいかもしれない。
8: Remember that "definitely [not]" can come back to haunt you
As soon as you say something "definitely" will or won't happen, events
will prove you wrong. As a result, you will end up with the proverbial
egg on your face. A better alternative to "definitely will happen" is
a response such as, "It might not happen, but the chances of that are
really small." An alternative to "definitely won't happen," might be,
"It's possible but extremely unlikely."
9．「・・・でなければ驚くだろう」式の表現を使う
不朽の名画「カサブランカ」では、ルノー署長がリックの店で賭博が行われていることを知ってしらじらしくも「実に驚いた、驚いたよ」と言ってみせる。この台詞を使って、自分が愚かに見えるのを避けることができる。
直前の項では、「絶対に」と言うよりも「あり得るが可能性は低い」という表現をした方がいいと書いたが、これらの表現には依然として不確定性が含まれている。しかし、答えに確実性がある形で答えるようにするのがわたしの好みだ。ただしこの確実性とは、結果に対してではなく、結果が違ったときのわたしの態度についての話だ。これによって、周囲の人にあなたが自分の面目がつぶれる可能性があることに気づいていることを知らせられるため、間違っていた場合でもあまり頭が悪いようには見えない。
例えば、「このMicrosoft製品にはセキュリティの問題があるだろうか？」という質問に対しては、わたしなら「もしなかったとしたら、わたしは驚くだろうね」と答えるかもしれない。わたしがあるプロジェクトが遅れるだろうと思っていれば、「もしこのプロジェクトが期限に間に合ったら、わたしは驚くだろう」と言うかもしれない。
9: Consider the Captain Renault "would be shocked" response
In the immortal movie Casablanca, Captain Renault declared that he
was, "shocked, shocked I tell you" to find that gambling was occurring
at Rick's Café. You can use this dialog yourself to avoid looking
foolish.
While the previous answers of "possible but unlikely" are better than
the "definitely" or "definitely not," they still carry an element of
uncertainty. For that reason, my own preference is to answer so that
the answer does have certainty. However, the certainty is not about
the result, but about my reaction if the result is different. It also
lets people know that you're already aware that you might get egg on
your face, so if you're wrong, you don't look quite as foolish.
So, for example, in response to the question "Does this Microsoft
product have security issues?" I might answer, "If it doesn't, I would
be shocked." If I am positive that a project will be late, I might
say, "If this project comes in on time, I will be shocked."
10．文章にはデータや参照を入れる
自分の論点を裏付けるためにデータを使っているのなら、文章にはそのデータを入れるか、少なくとも参照を入れるべきだ。そうしておけば、数字をでっち上げているようには見えない。さらに、あなたの意見を否定しようとする人は、あなた以外の人が示したデータも否定しなくてはならなくなる。データと参照は、信頼性を与えてくれる。
10: Have data and citations in writing
If you are using data to support your points, have that data with you
in writing or least have a citation to it. That way, you are not seen
as making up numbers. Furthermore, people who disagree with you also
have to disagree with data that came from someone other than you.
Having the data and the citations gives you added credibility.
